Workshop 2 - ODBC VorKon

Inhalt

1. Workshop 2 - ODBC VorKon
   
   1. Datenübernahme in Dokumente, Berichte und einfache Formulare
      1. Datenübernahme in Dokumente
      2. Erzeugen von Berichten in Office
      3. Einfache Formulare erstellen und nutzen

Datenübernahme in Dokumente, Berichte und einfache Formulare

Die Daten aus den Tabellen einer Datenquelle (bzw. Datenbank) lassen sich in Office-Dokumente übernehmen, in Formularen anzeigen und in Berichten zusammenfassen. In diesem Kapitel werden die betreffenden Funktionen von Office vorgestellt.

Datenübernahme in Dokumente

In diesem Abschnitt geht es um die Datenübernahme in Office-Dokumenten. Sie können unter Office die Inhalte einer Tabelle oder Teile davon direkt in Text- oder Tabellendokumente einfügen. In Kapitel 9 des Werkes Günter Born, OpenOffice.org 2 / StarOffice 8, auf dem dieser Workshop beruht, wurde dies bereits im Zusammenhang mit dem Erstellen von Serienbriefen angesprochen. Nun sollen die Funktionen noch etwas detaillierter behandelt werden. Denn neben der in Kapitel 9 beschriebenen Möglichkeit, Daten aus Tabellen mittels der Datenbankfelder in Writer-Dokumenten zu entnehmen, bietet Office weitere Möglichkeiten, um Daten in Dokumente zu übertragen.

• So übernehmen Sie Daten einer Tabelle in ein Dokument
• Datenbankspalten als Felder in ein Textdokument übernehmen
  • So zeigen Sie die Feldinhalte im Textdokument an
• Tabellendaten gezielt in Textdokumente übernehmen
  • Besonderheiten bei der Übernahme als Tabelle
  • Anmerkungen zur Übernahme als Felder und Text
• Datensätze in Calc-Tabellen übernehmen
  • So können Sie eine Datenbanktabelle drucken
  • Export von Datenbanktabellen mithilfe von Calc
  • Import von Daten in Datenquellen

Erzeugen von Berichten in Office

Die im vorhergehenden Abschnitt beschriebene Möglichkeit zur Erstellung von Abfragen erlaubt die Aufbereitung von Daten aus Tabellen nach bestimmten Kriterien. Schnell wird der Wunsch entstehen, diese Ergebnistabellen zu drucken. Sie könnten zwar den im vorherigen Abschnitt skizzierten Ansatz zum Drucken der Tabellen wählen, aber dies ist ziemlich mühselig. Besser wäre es, wenn sich ein Bericht in ansprechender Form mit Listenüberschriften etc. erstellen ließe. StarOffice und OpenOffice.org stellen für diesen Zweck einen Berichtsgenerator über die Datenbankfunktionen bereit. Dieser Assistent kann Tabellen und Abfragen als Datenquelle nutzen und dann deren Inhalt in geeigneter Weise als Writer-Textdokument aufbereiten.
Tipp: Wer von Microsoft Excel umsteigt, wird in Calc zudem die Möglichkeit vermissen, Inhalte von Kalkulationstabellen über Berichte aufbereiten und drucken zu können. Wenn Sie eine als Datei gespeicherte Calc-Tabelle als Datenquelle einbinden, stehen Ihnen die Berichtsfunktionen auch für Calc-Tabellen zur Verfügung.
 Nachfolgend möchte ich ein kurzes Beispiel für das Erzeugen eines Berichts geben. Hierzu verwenden wir die bereits in den vorhergehenden Kapiteln erstellte und auch als Beispiel vorliegende Datenbank Firma.odb.

• So starten Sie den Berichtsassistenten
  • Auswahl der Tabelle/Abfrage und der Ausgabefelder
  • Festlegen der Feldbeschriftungen für den Bericht
  • Gruppieren und Sortieren der Berichtsdaten
  • Berichtslayout und Berichtsname wählen
• Abrufen eines Berichts
• Berichtserstellung mit dem Datenpilot und Calc

Einfache Formulare erstellen und nutzen

Office unterstützt das Erstellen von Formularen in den verschiedenen Modulen (Base, Writer, Calc, Impress, Draw und HTML-Editor). Formulare eignen sich zur Benutzersteuerung und können auch zur Anbindung an Datenbanken genutzt werden. Nachfolgend werden die Office-Funktionen zum Erstellen einfacher Formulare (mittels Formular-Assistent in Base oder einfacher Techniken im Writer oder in Calc) und das Arbeiten mit Formularen erläutert.

• Formularentwurf in Base mit dem Formular-Assistenten
  • Schritt 1: Tabelle/Abfrage und Felder auswählen
  • Schritte 2 bis 4: Optionales Subformular definieren
  • Schritt 5: Anordnung der Kontrollfelder festlegen
  • Schritt 6: Optionen zur Dateneingabe festlegen
  • Schritt 7 und 8: Stil und Formularname festlegen
• Ein Formular nutzen
• Einfaches Formular in Calc per Drag & Drop erstellen
  • So schalten Sie von der Entwurfsansicht zur Formularansicht

Nachdem Sie in diesem zweiten Teil des Workshops erfahren haben, wie sich die Daten aus einer Datenbank in Office-Dokumente übernehmen, in Formularen anzeigen und in Berichten zusammenfassen lassen, erklären  wir Ihnen im folgenden dritten Teil, wie man in Office neue Datenbanken samt den darin enthaltenen Tabellen anlegt. Zudem wird gezeigt, wie sich einfach Datenquellen in Base einbinden lassen und was beim Entwurf von Datenbank zu beachten ist.

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www.vorkon.de