Tabellendaten gezielt in Textdokumente übernehmen

Neben der im vorherigen Abschnitt gezeigten Variante bietet der Writer das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen, um Spalten der Datenansicht gezielt in ein Textdokument zu übernehmen.

1. Markieren Sie die gewünschten Datensätze, die im Dokument einzufügen sind. Hierzu klicken Sie in der Datenansicht auf die Zeilenköpfe der einzelnen Datensätze.

2. Anschließend ziehen Sie die markierten Zeilenköpfe aus der Datenansicht bei gedrückter linker Maustaste in den Dokumentbereich des Text- oder Tabellendokuments. Alternativ können Sie in der Symbolleiste der Datenquellenansicht die bei markierten Datensätzen eingeblendete Schaltfläche Daten in Text anklicken.

3. Sobald das Dialogfeld Datenbankspalten einfügen erscheint (Abb. 1.5), legen Sie die Einfügeoptionen fest und klicken dann auf die OK-Schaltfläche.

Tipp: Mehrere benachbarte Zeilenköpfe lassen sich in der Datenansicht markieren, indem Sie die -Taste gedrückt halten und den ersten sowie den letzten Zeilenkopf des Bereichs anklicken. Nicht benachbarte Datensätze markieren Sie, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und die Zeilenköpfe anklicken (Abb. 1.5, Hintergrund). Wichtig ist, dass Sie die markierten Zeilenköpfe aus der Datenansicht in den Dokumentbereich ziehen. Zeigen Sie dagegen auf den markierten Bereich und ziehen diesen aus der Datenansicht in den Dokumentbereich, wird nur das betreffende Feld als Text in das Dokument übernommen (siehe Seite ). Das in Abb. 1.5 im Vordergrund gezeigte Dialogfeld Datenbankspalten einfügen stellt eine Reihe von Optionen zum Einfügen der Daten in das Textdokument bereit. Die im Dialogfeld eingeblendeten Steuerelemente hängen dabei von der Auswahl der Option ab.

• Daten einfügen als: Die drei Optionsfelder der Gruppe geben vor, wie der Writer die Spalten der Datenquelle im Textdokument einfügen soll. Sie können die Datenbankspalten als Tabelle, Felder oder Text im Dokument übernehmen.

• In der Gruppe Tabelle wählen Sie die Datenbankspalten, die im Dokument einzufügen sind. Hierzu markieren Sie jeweils den gewünschten Namen in einem der beiden Kästen Datenbankspalten oder Tabellenspalte(n) und kopieren diesen mittels der Schaltflächen > bzw. < in die benachbarte Spalte. Mit den beiden Schaltflächen >> und << lassen sich alle Einträge in die linke bzw. rechte Spalte übertragen. Der Writer wird alle unter Tabellenspalte(n) hinterlegten Einträge in das Dokument übernehmen.

• In der Gruppe Format lassen sich die Formatoptionen einstellen, die bei der Übernahme der Daten aus der Datenquelle anzuwenden sind. Die verfügbaren Optionen dieser Gruppe hängen von der Auswahl in der Gruppe Daten einfügen als ab (siehe Abb. 1.5 oben und unten).

In Abb. 1.6 sehen Sie ein Textdokument, in das Daten über alle drei Einfügevarianten übernommen wurden (oben ist eine Tabelle zu sehen, in der Mitte wurden Felder benutzt und unten findet sich der Spalteninhalt als Text).

Über das Optionsfeld Aus Datenbank der Gruppe Format lässt sich vorgeben, dass die Formatierung des Spalteninhalts gemäß den Vorgaben in der Datenbankspalte erfolgen soll. Die Option wird aber nur freigegeben, wenn die Felder der Tabelle auch Formate aufweisen. Alternativ können Sie das darunter liegende Optionsfeld markieren und dann über das Listenfeld eine der angebotenen Formatschablonen wählen. Der Eintrag Weitere Formate im Listenfeld öffnet ein Dialogfeld zur Eingabe einer individuellen Formatschablone. Diese Option steht bei allen Einfügevarianten zur Verfügung, lässt sich aber nur nutzen, falls numerische oder logische Datenbankfelder vorhanden sind. Abhängig vom gewählten Einfügeformat in der Gruppe Daten einfügen als ergeben sich einige Besonderheiten, die nachfolgend skizziert werden.