Berichtserstellung mit dem Datenpilot und Calc

Neben dem Berichtsassistenten gibt es noch ein interessantes Werkzeug zur Analyse der Daten aus Datenbanken. Wenn Sie die vorherigen Kapitel gelesen haben, kennen Sie das Werkzeug bereits: Es handelt sich um den Datenpilot, der in Kapitel 13 im Zusammenhang mit Calc besprochen wurde. Der Datenpilot erlaubt die Datenanalyse von Werten aus Calc in Form von Kreuztabellen. Andererseits bilden Datenbanken die Werte auch in Tabellen ab. Es drängt sich daher die Frage auf, ob sich die Daten aus Datenbanktabellen oder Abfragen unter bestimmten Umständen auch mit dem Datenpilot aufbereiten lassen.

Dies soll jetzt am Beispiel der Bestellverwaltung demonstriert werden. Im vorhergehenden Abschnitt wurde gezeigt, wie sich die Bestelldaten samt den Bestelldetails und den Kundendaten mittels einer Abfrage in einer Ergebnistabelle zusammenführen lassen. Das Problem bei diesem Ansatz besteht darin, dass die Ergebnisdarstellung in der Datenquellenansicht alles andere als transparent ist. Der Assistent Bericht generiert die Ausgabe als Textdokument. Denkbar wäre es, die Bestellungen der einzelnen Kunden nach Kundennummer, Bestellnummer und Lieferdatum mit den einzelnen Bestellpositionen als Calc-Tabellenblatt aufzulisten (Abb. 1.13). Diese Art der Darstellung lässt sich mit der nachfolgenden Anleitung recht schnell erreichen.

1. Starten Sie Office und legen Sie ein neues Tabellendokument an. Anschließend holen Sie ein Tabellenblatt in den Vordergrund und markieren die Zelle A1 (dort soll die Ausgabe der Daten erfolgen).

2. Wählen Sie im Menü Daten den Befehl Datenpilot und klicken Sie im Untermenü auf den Befehl Aufrufen. Mit diesem Schritt wird der Datenpilot zum Erzeugen von Kreuztabellen gestartet.

3. Sobald das Dialogfeld Quelle auswählen erscheint (Abb. 1.14), markieren Sie das Optionsfeld In StarOffice angemeldete Datenquelle (bzw. In OpenOffice.org angemeldete Datenquelle). Dann werden die Daten nicht aus dem aktuellen Tabellenblatt, sondern aus einer konfigurierten Datenquelle übernommen. Bestätigen Sie die Auswahl über die OK-Schaltfläche. Je nach Datenbank erscheint dann ein Anmeldedialog, in dem Sie den Benutzernamen und ein Kennwort eingeben müssen.

1. Erscheint das Dialogfeld Datenquelle auswählen (Abb. 1.15), wählen Sie im Listenfeld Datenbank einen der eingeblendeten Datenquellennamen. Anschließend klicken Sie auf das Listenfeld Art und wählen, ob eine Abfrage oder eine Tabelle als Datenquelle fungieren soll. Die beiden Einträge Sql und Sql [Native] können Sie ignorieren, da Office keinen Container zur Ablage der SQL-Befehle im Datenquellen-Explorer bereitstellt. Wählen Sie anschließend im Listenfeld Datenquelle eine der angebotenen Tabellen bzw. Abfragen und schließen Sie dann das Dialogfeld über die OK-Schaltfläche.

1. Mit diesem Schritt kann der Datenpilot auf die Datenquelle zugreifen und die Tabellenfelder einlesen. Das Dialogfeld Datenpilot (Abb. ) erscheint, und die in der Tabelle bzw. Abfrage gefundenen Felder werden aufgelistet. Sie müssen jetzt die Kreuztabelle in diesem Dialogfeld definieren.

1. Ziehen Sie hierzu die Schaltflächen der Tabellenfelder in das linke Feld Zeile. Die Kreuztabelle wird in diesem Beispiel etwas "`missbraucht"', da die Felder Spalte und Daten im Dialogfeld leer bleiben - Sie wollen ja weder eine Funktion auf die Daten anwenden noch Spalten nach bestimmten Feldern gruppieren. An dieser Stelle wird auch ein leichter Nachteil des Konzepts sichtbar: Es lassen sich maximal acht Tabellenfelder in der Rubrik Zeile unterbringen. Dann ist die Rubrik im Dialogfeld voll, und Sie können keine weiteren Schaltflächen mit Feldnamen mehr einfügen. Wichtig ist, dass Sie anschließend die Markierung der beiden Kontrollkästchen Gesamtergebnis-Spalten und Gesamtergebnis-Zeilen löschen.

Wenn Sie anschließend das Dialogfeld Datenpilot über die OK-Schaltfläche schließen, sollte die Darstellung der Kreuztabelle im Tabellenblatt erscheinen. Abb. 1.17 zeigt das Ergebnis der Beispielabfrage an. Die Bestellungen wurden durch den Datenpilot automatisch nach Kundennummer, Lieferdatum, Bestellnummer und schließlich nach Produktnummer gruppiert.

Sie können diese Ergebnistabelle ggf. noch formatieren (z.B. wurden in Abb. 1.17 die Spaltenformate nachträglich angepasst, so dass die Mengenangaben mit drei Nachkommastellen rechtsbündig erscheinen). Es lassen sich auch einzelne Kategorien der Tabelle mit farbigem Zellhintergrund hervorheben.

Bei Bedarf lassen sich zudem mehrere Kreuztabellen pro Tabellenblatt anlegen. So kann eine Tabelle die Bestellungen samt den Bestelldetails aufnehmen, während eine zweite Tabelle die Adressdaten der Kunden zu diesen Bestellungen aufweist. Eine entsprechende Abfrage wurde im vorherigen Kapitel besprochen. Drucken Sie die Tabelle aus, verfügen Sie über einen übersichtlich gestalteten Bericht.

Tipp: Ändert sich etwas an den Ausgangsdaten, lässt sich die Kreuztabelle sehr einfach aktualisieren. Klicken Sie auf eine Zelle der Kreuztabelle und wählen Sie im Menü Daten die Einträge Datenpilot Aktualisieren. Sind mehrere Kreuztabellen in der Seite vorhanden, muss dieser Schritt für jede Tabelle wiederholt werden.