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1 Auswahl der Ausgabefelder für die Abfrage

Sobald Sie die Tabelle für die Abfrage im Design-Bereich der Entwurfsansicht eingetragen haben (Abb. 1.28, Hintergrund), gilt es, die in die Abfrage einzubeziehenden Felder der Tabelle zu wählen. Hierzu enthält das Fenster der Entwurfsansicht im unteren Teil den Kriterienbereich, der aus mehreren Spalten und Zeilen besteht. Die Zeilen erlauben die Vorgabe bestimmter Kriterien, während die Spalten für die auszuwählenden Felder stehen.

1. Klicken Sie in der ersten Spalte des Kriterienbereichs auf das Feld der Zeile Tabelle und wählen Sie den Tabellennamen (hier Produkt). Dieser optionale Schritt vereinfacht später die Auswahl des Feldes.
2. Klicken Sie nun in der Spalte auf die Zeile Feld und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Feldnamen. Alternativ können Sie den Feldnamen auch per Maus aus der als Fenster angezeigten stilisierten Tabelle in den Kriterienbereich ziehen. Das Sternchen (*) in der stilisierten Tabelle steht übrigens als Platzhalter für alle Felder der Tabelle. Ziehen Sie das Sternchen also per Maus zur Zeile Feld des Kriterienbereichs, werden alle Tabellenfelder in die Abfrage einbezogen.
3. Soll anstelle des Feldnamens ein anderer Titel in der betreffenden Spalte auftauchen, geben Sie im Feld Alias den gewünschten Text ein. In Abb. 1.29 wurde beispielsweise in der ersten Spalte der Text "`Produktname"' hinterlegt. Ist das Feld leer, übernimmt die Abfrage den Feldnamen als Spaltentitel.
4. Klicken Sie bei Bedarf auf das Feld der Zeile Sortierung und wählen Sie einen der Einträge (nicht sortiert), aufsteigend oder absteigend, um die Sortierung der Abfrageergebnisse zu beeinflussen.
5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen des betreffenden Feldes in der Zeile Sichtbar markiert ist, damit das Feld in der Ergebnistabelle der Abfrage angezeigt wird.
6. Wiederholen Sie nun die obigen Schritte für die restlichen Spalten des Kriterienbereichs, bis alle gewünschten Felder der Abfrage vereinbart sind. In Abb. 1.28 wurden auf diese Weise drei Felder in die Abfrage einbezogen.

Tipp: Immer wenn das Listenfeld der Zeile Feld des Kriterienbereichs markiert ist (der Designer markiert das Listenfeld standardmäßig beim Aufruf), funktioniert die Drag&Drop-Funktion nicht. Der Mauszeiger wechselt zwar die Form, wenn Sie ein Feld aus dem Tabellenfenster des Designers zur Zeile Feld im Kriterienbereich ziehen, beim Loslassen der linken Maustaste passiert aber nichts. Zur Abhilfe klicken Sie auf das Feld der Zeile Alias, um die Selektion des Listenfelds Feld aufzuheben. Oder Sie ziehen des Feld aus dem Tabellenfenster einfach zur Zeile Alias des Kriterienbereichs.

Hinweis: Falls Sie irrtümlich ein Feld im Kriterienbereich eingefügt haben, lässt sich dieses auch wieder entfernen. Klicken Sie den betreffenden Spaltenkopf des Kriterienbereichs mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen. Über die Befehle Tabellenname, Aliasname und Funktionen im Menü Ansicht bzw. über die gleichnamigen Schaltflächen lassen sich die zugehörigen Zeilen des Kriterienbereichs ein- oder ausblenden.

Sobald die Kriterien definiert sind, können Sie auf die Schaltfläche Abfrage ausführen in der Symbolleiste der Design-Ansicht klicken (siehe Abb. 1.29). Dann erzeugt Office die Abfrage und blendet die Ergebnisse im oberen Bereich des Fensters als Tabelle ein (Abb. 1.29). Im Ergebnisbereich der Abfrage können Sie sortieren, suchen und filtern. Die Funktionen werden auf die gleiche Weise abgerufen, wie es weiter oben für Tabellen beschrieben wurde. Über die Schaltfläche Schließen der oberhalb der Datenansicht eingeblendeten Symbolleiste lässt sich diese Ergebnistabelle ausblenden.