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3 Einbinden eines Adressbuches als Datenquelle

Adresslisten lassen sich unter Windows beispielsweise im Windows- Adressbuch hinterlegen und in Mailprogrammen abrufen. In Linux kann z.B. das Adressbuch des Netscape- oder Mozilla-Browsers zur Verwaltung von Adressen benutzt werden. Die in diesen Adressbüchern hinterlegten E-Mail-Adressen lassen sich auch mit Kontaktdaten (Anschriften, Telefonnummern etc.) ergänzen. Wer also einen Adressbestand in einem solchen Adressbuch vorliegen hat, kann diesen auch für Serienbriefe oder andere Zwecke benutzen. Zudem können Sie LDAP-Daten oder andere Datenquellen in StarOffice/OpenOffice.org nutzen. Der Ablauf beim Einbinden ist dabei unter Windows und Linux gleich, lediglich die Optionen unterscheiden sich etwas.

1. Starten Sie Base und legen Sie eine neue Datenbank an. In dieser Datenbank werden die Datenquellen dann als Tabellen eingebettet.

2. Wählen Sie im Base-Fenster im Menü Datei den Befehl Assistenten und klicken Sie im Untermenü auf den Befehl Adress-Datenquelle.

3. Wählen Sie im dann angezeigten Startdialog die Option für die gewünschte Quelle des Adressbuchs (Abb. 2.38, links oben, bzw. Abb. 2.39, links oben). Die verfügbaren Optionen weichen in Linux und Windows etwas voneinander ab. In den Beispielen wurde das Mozilla-Adressbuch sowie das Windows-Adressbuch als Datenquelle gewählt.

4. Bestätigen Sie die Auswahl über die Weiter-Schaltfläche. Der Assistent stellt den Kontakt zur gewählten Datenquelle her. Existiert das Adressbuch bzw. die Datenquelle nicht, wird ein Fehlerdialog eingeblendet. Gegebenenfalls müssen Sie dann das Adressbuch installieren, mit einigen Daten füllen und die Schritte wiederholen.

5. Kann der Kontakt hergestellt werden, erscheint das in Abb. 2.38, Mitte, bzw. das in Abb. 2.39, Mitte, gezeigte Dialogfeld. Dort müssen Sie wählen, welche Adressbestände einzubinden sind. Bei Mozilla lässt sich zwischen persönlichen Adressen oder den in einer eigenen Kategorie gesammelten Adressdaten wählen. Beim Windows-Adressbuch finden Sie ggf. Unterordner, die Sie für Ihre Kontakte angelegt haben, zur Auswahl. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag und bestätigen Sie diese Auswahl über die Weiter-Schaltfläche.
   

6. Geben Sie bei Bedarf im letzten Dialogschritt (Abb. 2.38, unten, bzw. in Abb. 2.39, unten) die Bezeichnung der Datenquelle an und schließen Sie den Assistenten über die Fertig stellen-Schaltfläche.

Base wird dann das eingebundene Adressbuch in der Datenbank hinterlegen. Ist die Datenbank im Base-Fenster geöffnet, klicken Sie in der linken Spalte auf das Datenbankobjekt Tabellen. Dann werden die gefundenen Adressbestände in der rechten Spalte angezeigt (Abb. 2.40). Die Zahl und die Namen der angezeigten Tabellen hängen vom gewählten Adressbuch ab. Sobald Sie einen dieser Einträge anwählen, werden die Daten als Tabelle dargestellt. Base benutzt dabei die in der Datenquelle vorhandenen Felder als Spalten. Die Einträge des Adressbuchs werden dann als Datensätze in den jeweiligen Zeilen eingeblendet.

Hinweis: In Standard-Windows-Systemen ist auf jeden Fall das System-Adressbuch vorhanden. Dieses Adressbuch lässt sich direkt über das Startmenü unter Programme\Zubehör\Adressbuch aufrufen und pflegen. Im Eigenschaftenfenster eines Eintrags können Sie neben der E-Mail-Adresse auch Anschrift und Telefonnummer hinterlegen. Sofern Mozilla oder der Netscape Navigator (z.B. unter Linux) installiert ist, kann auch eine Verbindung zum zugehörigen Adressbuch aufgebaut werden. Das Adressbuch lässt sich über den E-Mail-Client aufrufen und mit Daten füllen. Das Outlook-Adressbuch ist nur verfügbar, wenn Microsoft Office mit Microsoft Outlook auf dem Rechner installiert wurde. Die Option LDAP-Adressbuch steht nur bei LDAP-Servern zur Verfügung. Die Option Andere Datenquelle erlaubt es, beliebige Datenquellen (Textdateien, CSV-Dateien, Datenbanken, Calc-Tabellen) in Office einzubinden. Die Einbindung solcher Quellen erfolgt aber i.d.R. im Dialogfeld Datenquellen verwalten.

Tipp: Häufig werden bestimmte Felder des Adressbuchs unbelegt sein. Sie können daher die Tabelle mit den Adressdaten per Doppelklick in der Datenblattansicht öffnen. In der Datenblattansicht lassen sich die Spaltenköpfe mit der rechten Maustaste anklicken. Wenn Sie im Kontextmenü den Befehl Spalten ausblenden wählen, lassen sich leere Spalten ausblenden. Beachten Sie aber, dass Sie die Einträge des Adressbuchs in der Datenblattansicht nicht ändern oder ergänzen können. Die Daten können nur gelesen werden.