Sobald Sie in einer Datenbank eine Beziehung zwischen zwei Tabellen herstellen, müssen beim Einfügen, Ändern und Entfernen von Datensätzen u.U. gewisse Regeln eingehalten werden. Nehmen wir das Beispiel der Auftragsverwaltung. Sobald ein neuer Auftrag "`hereinkommt"', werden dessen Daten in der Tabelle Bestellung eingetragen. Da hier davon ausgegangen wird, dass der Auftrag auch einzelne Bestellpositionen aufweist, wird gleichzeitig mindestens ein Satz in der abhängigen Tabelle Bestelldetails eingetragen. Bei diesem Satz ist die Bestellnummer als Schlüssel erforderlich. Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass nur gültige Kunden- und Produktnummern in den betreffenden Feldern der Datenbank hinterlegt werden. Kritisch wird es auch beim Löschen von Datensätzen. Sie könnten zwar einzelne Positionen in der Tabelle Bestelldetails entfernen (z.B. weil der Kunde Teile der Bestellung storniert), aber es wäre unzulässig, den Eintrag in der Tabelle Bestellung zu löschen, die dazugehörenden Datensätze der Tabelle Bestelldetails jedoch stehen zu lassen. Dann gäbe es Artikel, die keinem Auftrag zugeordnet sind. So etwas wird i.d.R. über Formulare erledigt, die dem Bearbeiter die verfügbaren Optionen anbieten. Die den Formularen zugrunde liegenden Funktionen sorgen dann dafür, dass die referenzielle Integrität erhalten bleibt. Ist dies nicht der Fall, ergeben Abfragen eventuell keine oder fehlerhafte Ergebnisse. Leider bietet Office keinerlei Funktionen zur Überprüfung der referenziellen Integrität der unterlagerten Datenbank.
Hinweise: Verschiedene Datenbanken stellen aber Funktionen bereit, mit denen sich die referenzielle Integrität überprüfen lässt. Lesen Sie ggf. in der Dokumentation zur jeweiligen Datenbank nach, wie sich diese Funktionen aufrufen lassen.