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3 Suchen mit einem Formularfilter

Bei Formularen einer Datenquelle mit Verbindung zu einer Tabelle blendet Office unterhalb des Formularbereichs eine Navigationsleiste ein (Abb. 1.21). Neben den Schaltflächen zum Blättern in den Datensätzen finden Sie Schaltflächen, um neue Datensätze einzufügen, einen bestehenden Datensatz zu löschen oder die Anzeige der aktuellen Werte zu aktualisieren.

Klicken Sie auf eines der Felder, können Sie zudem über Schaltflächen nach diesem Feld sortieren oder suchen lassen. Dies funktioniert wie oben bei den Tabellenfunktionen beschrieben. Über die Schaltfläche Autofilter lässt sich nach dem Wert des aktuell markierten Feldes filtern. Interessant ist aber vor allem der Formularfilter, über den Sie die im Formular angezeigten Daten beeinflussen können.

1. Klicken Sie die in Abb. 1.21 hervorgehobene Schaltfläche Formularbasierter Filter an, um den Filtermodus zu aktivieren. Die Symbolleiste mit den Navigationsschaltflächen verschwindet am unteren Formularrand. Gleichzeitig werden nur noch leere Datenfelder im Formular angezeigt.
2. Klicken Sie als Erstes in der Symbolleiste Formular Filter (die Leiste ist auf dem Bildschirm zu sehen) auf die Schaltfläche Filternavigation, um das Fenster Filter Navigator einzublenden.
3. Danach müssen Sie die Filterkriterien definieren (Abb. 1.22). Hierzu klicken Sie auf das gewünschte Formularfeld und geben das Filterkriterium ein (z.B. einen Wert). Wenn Sie die Taste Return drücken, wird der Wert als Kriterium im Fenster Filter Navigator übernommen.
4. Klicken Sie ggf. auf ein weiteres Formularfeld und geben Sie den nächsten Wert ein. Nach dem Drücken der Taste Return taucht auch dieser Wert als Kriterium auf. Die im Zweig Filtern nach eingeblendeten Kriterien werden mit UND verknüpft.
5. Klicken Sie im Fenster Filter Navigator auf den Oder-Zweig, lassen sich die Filterkriterien mit ODER verknüpfen.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag im Filter Navigator, lässt sich dieser Eintrag über die Kontextmenübefehle löschen oder bearbeiten. Zudem können Sie vorgeben, dass nach leeren Feldern oder nicht leeren Felder zu filtern ist.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Formularbasierten Filter anwenden in der Symbolleiste Formular Filter klicken, wechselt Office in die Formularansicht zurück und zeigt den ersten Datensatz der vom Filter herausgesuchten Daten. In der Symbolleiste am unteren Rand des Formulars wird dann die Schaltfläche Filter/Sortierung entfernen freigegeben. Über diese Schaltfläche können Sie jederzeit die Darstellung aller Datensätze zulassen.

Hinweis: In der Office-Hilfe finden Sie unter dem Stichwort "`Suchen mit einem Formular"=Filter"' weitere Hinweise zum Formulieren von Filterkriterien.